GESTIÓN DOCUMENTAL

Nosotros

Información con Seguridad

prestamos asesoría en gestión documental, organización de archivos y centros de información documental a todas aquellas empresas que deseen convertir sus archivos en patrimonio documental de acuerdo con la normatividad del Archivo General de la Nación, incrementando la calidad de su servicio y permitiendo un nivel de competitividad y productividad superior.

La implementación de técnicas y tecnología especializadas en organización y recuperación de información utilizadas le permitirá obtener la información que usted requiere de manera exacta en el momento oportuno, adaptándose a las condiciones específicas en materia de cobertura, tecnología y presupuesto de su entidad.

Vamar

Nuestros Servicios

ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL:

Cuadros de clasificación documental – CCD:

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. En ellos se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.

Tablas de retención documental – TRD:

constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

Programa de Gestión Documental – PGD:

Permite a las entidades formular y documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación.

Plan institucional de archivos – PINAR

Instrumento que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica a corto, mediano y largo plazo del proceso de gestión documental institucional y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación.

Tablas de Control de Acceso:

Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones de los documentos, estableciendo categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a estos.

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos – MOREQ:

Instrumento de planeación el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos.

Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales:

 Herramienta de estandarización para la armonización terminológica de las series y subseries documentales que se ven reflejadas en el Cuadro de Clasificación Documental de las entidades.

Tablas de valoración documental – TVD:

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Sistema integrado de conservación – SIC

Instrumento archivístico cuya finalidad es garantizar la conservación y preservación de todo tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya generado, manteniendo sus atributos desde el momento de la producción y durante toda su vigencia.

Diagnóstico integral de archivo – DIA

Instrumento que permite identificar la situación actual de la implementación de la función archivística y de gestión documental a partir del análisis del estado de avance de los procesos de Gestión Documental de las entidades, permitiendo a estas priorizar sus esfuerzos de acuerdo con sus necesidades.

Plan de preservación digital a largo plazo:

Tiene como fin establecer los programas, estrategias, procesos, y procedimientos, buscando detener o prevenir el deterioro de los documentos y garantizar la permanencia de información que se encuentra en medios digitales sin generar alteraciones al soporte y/o información aplicando los criterios de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo.

Técnicos

Años de Experiencia

Clientes Satisfechos

Misión

¿Qué buscamos?

Asegurar en las entidades los siguientes Procesos de la gestión documental en concordancia con el aprovechamiento de las nuevas tecnologías:

a) Planeación.

Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

b) Producción.

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite.

c) Gestión y trámite.

Actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos.

d) Organización

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

e) Transferencia.

Operaciones adoptadas para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato,  de preservación y los descriptivos.

f) Disposición de documentos.

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

g) Preservación a largo plazo.

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

h) Valoración.

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

¡Hablemos!

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